Określenie wymogów certyfikacji
(standardy unijne)

Charakterystyka właściwości przedsiębiorstwa wykonującego prace i usługi

•  Wszyscy usługodawcy są zobowiązani do przestrzegania ustaw i rozporządzeń kraju pochodzenia i – o ile dany usługodawca działa w innym kraju – ustaw i rozporządzeń danego kraju.

3.1.2 Status prawny przedsiębiorstwa

•  Każdy usługodawca jest zobowiązany do udokumentowania prawnych, uznanych w jego kraju podstaw działania przedsiębiorstwa (wpis do rejestru handlowego, podatkowego, wpis do rejestru działalności gospodarczej,…).

3.1.3 Dowód ubezpieczenia zawodowego

•  Wszyscy usługodawcy są zobowiązani do zawarcia obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, przy czym mają oni dodatkowy obowiązek poinformowania swoich klientów o wysokości kwot pokrywanych z ubezpieczenia.

•  Wszyscy usługodawcy są także zobowiązani do zawarcia dla swoich pracowników, zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, ubezpieczenia, które zapewnia ich dochód i obejmuje wypadki przy pracy, choroby zawodowe, ubezpieczenie zdrowotne, koszty opieki podczas choroby i utratę wynagrodzenia.

•  W krajach, w których ubezpieczenie społeczne nie jest obowiązkowe, proponuje się, aby przedsiębiorca również zawarł osobiste ubezpieczenie społeczne obejmujące w szczególności koszty opieki podczas choroby oraz utratę wynagrodzenia.

3.1.4. Umowy i uzgodnienia

•  usługodawcy podpisują ze zleceniodawcami następujące uzgodnienia:

•  wzory umów z możliwością włączenia ogólnych warunków handlowych,

•  jeśli to konieczne, dodatkowe pisemne wskazówki dla swoich pracowników,

•  specyfikację usług do wykonania,

•  dokument potwierdzający właściwe wykonanie prac.

3.1.5 Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do prowadzenia rejestru osobowego wraz z opisem stanowisk (job description).

•  Kierownik zakładu jak również jego pracownicy mają posiadać konieczne kwalifikacje. Poziom kwalifikacji jak również dokształcanie nabyte w przedsiębiorstwie należy zapisywać w rejestrze.

•  Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do prowadzenia rejestru reklamacji zgłaszanych przez klientów jak również podjętych w związku z nimi działań.

3.1.8 Przedsiębiorstwo musi przygotować/prowadzić dla wszystkich zatrudnionych akta osobowe oraz opis miejsca pracy.

3.2. Ochrona środowiska

Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do:

•  przestrzegania wszystkich zaleceń i obowiązujących norm prawa dot. środowiska jak też przedstawionych przez klienta warunków związanych ze środowiskiem,

•  ustalenia i opisania polityki ochrony środowiska przedsiębiorstwa,

•  analizowania swoich świadczeń na podstawie sporządzonej wcześniej karty informacyjnej dot. miejsca pracy i dostosowywania tych świadczeń do lokalnych warunków miejsca pracy,

•  wyznaczenia w przedsiębiorstwie osoby odpowiedzialnej za politykę ochrony środowiska,

•  organizowania dla swoich pracowników szkoleń zgodnych z wymogami ochrony środowiska i zapisywania ich w rejestrze,

•  zwracania uwagi przy konserwacji wszystkich maszyn i materiałów na warunki związane z ochroną środowiska, takie jak używanie biologicznie rozkładalnego oleju, kontrolę nawozów, itp.,

•  przygotowanie i realizowania planu usuwania odpadów (opakowania po środkach ochrony roślin, produktach chemicznych, itp.),

•  wyszczególnienia środków chemicznych i środków ochrony roślin, oddzielnego ich przechowywania i dysponowania dla nich odpowiednimi pomieszczeniami do przechowywania (pomieszczenie na środki ochrony roślin, itp.).

3.3. Zdrowie i bezpieczeństwo

3.3.1. Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do:

•  prowadzenia pisemnie ustalonej polityki zdrowotnej i polityki bezpieczeństwa,

•  wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo przedsiębiorstwa,

•  wypracowania dokumentu oceniającego ryzyko związane z prowadzoną działalnością.

•  Zarówno usługodawca jak też jego pracownicy muszą ukończyć szkolenie na temat zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy, a w szczególności na temat pierwszej pomocy i oceny ryzyka w miejscu pracy.

•  Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru konserwacji maszyn, urządzeń i pojazdów; te ostatnie muszą być kontrolowane zawsze przed rozpoczęciem dnia pracy. Pracodawca ma także obowiązek kontrolowania, czy przedsiębiorstwo może przedstawić dowód potwierdzający, że pojazdy znajdują się w dobrym stanie.

•  Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do dysponowania, na podstawie oceny ryzyka, osobistym wyposażeniem ochronnym.

•  Przedsiębiorstwo wyznacza osobę do kontroli urządzeń przeciwpożarowych.

3.3.6 Przedsiębiorstwo troszczy się o właściwe użycie maszyn, urządzeń i pojazdów.

3.3.7. Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do takiego stosowania środków chemicznych i środków ochrony roślin, które odpowiada ustawom, rozporządzeniom i normom w tej dziedzinie.

3.3.8. Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do dostosowania swoich usług do lokalnych warunków miejsca pracy i do ich ustalenia na piśmie.

•  Usługodawca jest zobowiązany do informowania swoich pracowników o przysługującej im możliwości odmowy wykonania pracy, jeżeli uważają oni, że praca ta stanowi zagrożenie dla nich lub dla osób trzecich.

3.3.10. Przedsiębiorstwo prowadzi rejestr wypadków i środków zapobiegania wypadkom.

3.4 Bezpieczeństwo i dokumentacja produktu

3.4.1. We wszystkich swoich działaniach przedsiębiorstwo jest zobowiązane do oceny ryzyka w dziedzinie bezpieczeństwa artykułów spożywczych i możliwości dokumentacji. Jeżeli to konieczne należy przygotować i wprowadzić w życie odpowiednie środki.

•  Niezależnie od pochodzenia (własność klienta lub osób trzecich) przedsiębiorstwu wolno stosować tylko produkty dopuszczone do obrotu (ziarno i nasiona, nawozy, chemiczne środki ochrony roślin, środki pochodzące z zakładu usługodawcy).

•  Przedsiębiorstwo musi odnotowywać w rejestrze wszystkie wydarzenia i wypadki, które są związane z bezpieczeństwem i dokumentowaniem (np. stłuczone szkło, mieszanie różnych produktów w wyniku wypadku, itp.).

•  Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do prowadzenia rejestru miejsc pracy (miejsce, daty, metody, materiały, personel, itd.) i do przechowywania go przez okres, który jest ustawowo przewidziany w kraju, w którym są wykonywane prace.

•  Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do gwarantowania czystości maszyn, urządzeń i pojazdów, aby unikać wszelkiego zakażania i przenoszenia na środki spożywcze i karmę dla zwierząt.

3.4.6 Podstawowe produkty jak również produkty po obróbce muszą być składowane i transportowane w pomieszczeniach, które:

•  w przypadku, gdy były wcześniej używane do nieodpowiednich produktów, zostały gruntownie oczyszczone,

•  umożliwiają natychmiastowe oczyszczenie między poszczególnymi ładunkami

•  pozwalają unikać wszelkiego zakażania innych materiałów

•  są czyste, suche i całkowicie wolne od wszelkich zarazków.

3.4.7. Wszystkie szczegóły dotyczące transportu i składowania muszą być zapisywane w rejestrze.

Ten przewodnik umożliwi usługodawcy przeprowadzenie samokontroli i ogólne stosowanie koniecznych działań sprawdzających.